Tuntuuko Facebookin selaaminen mielekkäämmältä kuin Excel-taulukon täyttäminen? Tarkistatko muutaman minuutin välein onko sähköpostiisi tullut uusi viesti? Poimi neljä strategiaa, millä estät häiriötekijöitä.
Henkilökohtaisen tuottavuuden ympärillä on tehty paljon tutkimuksia ja yksi tilasto on erityisen huolestuttava: tietokoneella työskentelevän ihmisen keskittyminen häiriintyy tai keskeytyy 40 sekunnin välein, raportoi Harvard Business Review. Toisin sanoen emme voi työskennellä edes yhtä minuuttia, ennen kuin huomiomme herpaantuu muualle. Joskus huomion palauttaminen työhön on helppoa ja nopeaa, mutta tutkimukset esittävät, että keskittymisen palauttaminen voi viedä jopa 20 minuuttia. Miksi näin on?
Ihmiset ovat rakennettu huomioimaan erilaisia häiriötekijöitä. Aivomme ovat ohjelmoitu vastaamaan erilaisiin uhkiin, uusiin tai miellyttäviin tekijöihin. Aivoihin vapautuu mielihyvää tuottavaa kemikaalia, dopamiinia, kun keskitymme esimerkiksi johonkin uuteen asiaan.
Voimme tarkastella asiaa evoluution kannalta. Sen sijaan, että esi-isämme olisivat keskittyneet vain tulentekoon he huomioivat samalla mahdolliset uhkat ympäristössä. Tämä oli elintärkeää henkiinjäämisen kannalta.
Modernin maailman häiriötekijät eivät ole niin henkeä uhkaavia, kuin mitä esi-isämme kohtasivat. Asiat, jotka estävät keskittymistämme vievät huomiomme pois tuottavammista tehtävistä. Facebookin tai Instagramin selaaminen on varmasti houkuttelevampi vaihtoehto kuin Excel-taulukon täyttäminen. Sähköpostin tarkistaminen lisää dopamiinin tuotantoa aivoissa enemmän kuin tylsän työraportin kirjoittaminen. Miten häiriötekijöitä sitten voi estää?
Emme voi muuttaa sitä, että mielemme himoitsee häiriöitä. Voimme kuitenkin ottaa käyttöön eri strategioita, jotka estävät häiriötekijöitä etukäteen. Tällöin työskentelymme on tarkoituksenmukaisempaa ja tuottavampaa. Harvard Business Review tuo esiin neljä strategiaa, joilla voit estää häiriötekijöitä.
1. Luo häiriöttömiä rituaaleja
Pyhitä kalenteriin aikaa, jolloin estät mahdollisimman monia häiriötekijöitä etukäteen. Mene hiljaiseen tilaan, laita päähän vastamelukuulokkeet, kytke sähköposti-ilmoitukset pois päältä, jätä puhelin ja tabletti toiseen huoneeseen ja aseta aikomus siitä, mitä haluat saavuttaa. Keskity 45 minuuttia ja voit yllättyä, miten paljon saat aikaiseksi ilman häiriötekijöitä.
Keskeytyksiä tapahtuu 64 prosenttia useammin avoimissa työtiloissa, joten kannattaa pohtia erilaisia ratkaisuja työkollegoiden kanssa, joilla voitte luoda mahdollisimman rauhallisen työtilan.
2. Aseta päivittäin kolme aikomusta
Kysy itseltäsi joka aamu: Mitkä kolme asiaa haluan saada valmiiksi tämän päivän loppuun mennessä? Aseta vähemmän tärkeät tehtävät erilliseen tehtäväluetteloon. Näin priorisoit kolmea tehtävää pitkin päivää ja vähemmän tärkeät tehtävät jäävät automaattisesti vähemmälle huomiolle.
3. Onko työsi tarpeeksi haasteellista?
Pohdi onko työsi tarpeeksi haasteellista. Jotkut häiriötekijöistä ovat sisäisiä tai ulkoisia, mutta muina aikoina ne voivat tapahtua, jos emme koe riittävästi haasteita.
4. Aseta kiireettömille tehtäville määräaika
Aseta määräaika kiireettömälle pitkäaikaiselle hankkeelle. Näin saat vipinää tehtävän etenemiseen. Onko sinulla koko iltapäivä aikaa kirjoittaa yksitoikkoinen raportti? Anna itsellesi 50 minuuttia aikaa.
Kun asetat itsellesi tietyn määräajan, tämä pakottaa sinut keskittämään kaiken huomion tehtävään. Näin estät houkutuksia tehdä jotain mielekkäämpää.
