Voisiko tämän Zoom-palaverin hoitaa sähköpostitse, kiitos?
Huonosti valmistellut kokoukset kuormittavat työntekijöitä. Osalle ihmisistä jo sana ”kokous” nostaa hien pintaan. Varsinaiset työtehtävätkin pitäisi hoitaa, mutta monen kalenteri on päivästä toiseen pelkkää kokousten ja palavereiden jonoa.
Koronakriisin tuomat rajoitukset eivät hellittäneet kokousintoa, sillä kokoukset siirrettiin sosiaalisen eristäytymisen vuoksi verkkoon. Nyt arki on täynnä verkossa tapahtuvia videokeskusteluita ja etäkokouksia erilaisten ohjelmistojen kuten Zoomin kautta. Etäkokouksia tunnutaankin pitävän vielä enemmän kuin pitäisimme kokouksia normaalissa toimistoympäristössä.
Miksi Zoom-kokoukset ovat niin väsyttäviä? Eikö videopuheluiden ja etäpalavereiden pitäisi olla vaivattomampia ja viedä vähemmän voimaa kuin kasvokkaiset tapaamiset? Ei välttämättä.
Nonverbaalisen viestinnän puuttuminen
Johtajuuteen ja työpaikoilla oppimiseen erikoistunut apulaisprofessori Gianpiero Petriglieri kertoi BBC:n haastattelussa, että videopuheluun osallistuminen vaatii enemmän keskittymistä kuin kasvokkain käyty keskustelu.
”Videokeskustelu tarkoittaa sitä, että meidän on työskenneltävä kovemmin nonverbaalisten viestien kuten, ilmeiden, äänen sävyn, sävelkorkeuden sekä kehon kielen selvittämiseksi, joihon kiinnittäminen kuluttaa enemmän energiaa”, Petriglieri kertoi.
Tilanne saa aivomme ylikuormittumaan ja aiheuttaa ristiriitaisia tunteita, eikä keskustelu suju luonnollisesti. Vielä hankalammaksi tilanteen tekee, jos palaveriin osallistuu monta henkilöä ja yrität tihrustaa kaikkien osallistujien kehon kieltä pienistä ruuduista.
Tekniset ongelmat
Alun perin suunniteltu 30 minuutin Zoom-kokous voi venyä tunnin mittaiseksi huonon internet-yhteyden, jäätyneiden ruutujen ja ohjelmistojen kaatumisen vuoksi. Karanteenin alkuvaiheessa Zoom ja monet muut kokousalustat kaatuivat useita kertoja päivässä. Tekniset ongelmat vievät osallistujien huomion käsiteltävästä asialistasta ja lisää stressiä.
Turhamaisuus ottaa vallan
Hei mahtavaa, etäpäivinä saa olla kotona koko päivän yöpaita päällä, eikä virtuaaliseen kokoukseen tarvitse laittautua, vai mitä? Valitettavasti ei.
Osa ihmisistä kokee ulkonäköpaineiden kasvavan (ainakin vyötäröstä ylöspäin) ja tuntee itsensä epämukavaksi esiintyessään kameran edessä. Huomio keskittyy helposti omaan kuvaan, eikä itse kokouksen aiheeseen. Itsetietoisuuden lisääntyessä ihminen voi kokea stressiä ulkonäöstään koko päivän.
BBC haastatteli työpaikka- ja hyvinvointiasiantuntijaa Marissa Shuffleriä kameran edessä syntyvästä paineesta. ”Kun olet videokonferenssissa, tiedät, että kaikki katsovat sinua ja olet kuin lavalla. Tämä luo sosiaalista painetta ja suoriutumispaineita. Esiintyminen on hermostuttavaa ja stressaavaa”, Shuffler selitti.
Osalle oman kodin ulkonäkökin asettaa paineita ja Zoom-taustakuvan tulisi olla esteettisesti miellyttävä. Entä onko kodin valaistus ja kameran kuvakulma tarpeeksi imarteleva?
Työn ja vapaa-ajan tasapaino
Kotona työskentely hämärtää väistämättä työn ja vapaa-ajan rajoja. Kun töihin liittyvät palaverit on saatu hoidettua, on aika soittaa videopuheluita ystäville ja sukulaisille. Näytön edessä roikutaan pahimmillaan aamusta iltaan. Vaikka yhteydenpito läheisten kanssa on tärkeää, se voi tuntua raskaalta pitkän työpäivän jälkeen.
Kannattaa kysyä itseltään: Voisiko tämän Zoom-kokouksen käydä läpi sähköpostitse?
Jos vastaus on kyllä, yritä ehdottaa viestintää sähköpostitse tai soittoa tavallisella puhelimella, jotta sinun ei tarvitse huolehtia miltä sinä ja taustakuvasi näyttää. Jos taas osallistut ryhmäkokoukseen, jossa sinun ei tarvitse olla äänessä, kytke oma mikrofoni ja video pois päältä.
Lähteet: Forbes ja MTV Uutiset.
