Onko sinun yrityksesi kiihkeä työhakemuksien odottaja vai ennakoiva työntarjoaja? Onko hakulomake netissä todelliseen tarpeeseen tehty vai vain hieno?
Ongelman monitasoisuuden vuoksi yksittäinen työnantaja pystyy vaikuttamaan vain rajatusti työn houkuttelevuuteen.
Haastattelin kevään 2022 aikana työnhakijoita työnhakuun liittyen. Lähes kaikki kertoivat nettilomakkeiden täyttämisen liian aikaavieväksi ja vaikeaksi. Myös yhteydenpitoa hakemuksen jälkeen moittivat käytännössä kaikki.
Tässä tekstissä keskityn nimenomaan netissä täytettävän hakemuksen helppouteen. Työnhaun helppous merkitys korostuu tehtävissä, joissa työvoimapula on arkea.
Jos netissä olevan lomakkeen täyttäminen vie aikaa ja vaivaa tarpeettomasti, se rajaa hakijoita pois ja antaa huonon mielikuvan työnantajasta. Valitettavasti nykyisistä lomakkeista saan käsityksen, että työnantaja haluaa palkata työnhaun ammattilaisia. Tarve keittiöissä, tehtaissa, myymälöissä, muuttofirmoissa tms. on kuitenkin ihan toisenlaisille ammattilaisille kuin ammattimaisille työnhakijoille.
Hakulomakkeen käytettävyyden suunnittelussa tulisi aina ottaa huomioon syy, miksi lomake on tehty. Onko se tehty helpottamaan hr-ihmisten työtä vai onko se tehty helpottamaan työnhakijoita – vai onko taustalla jokin muu syy?
Jos hakulomakkeella kysytään liian yksityiskohtaisesti työnhakijan asioita ja edellytetään liitteitä, voidaan nyrkkisääntönä pitää, että hakeminen on muodostunut liian työlääksi.
Nimi, yhteystiedot ja lisäksi liitteeksi ansioluettelo on erittäin toimivaksi havaittu tapa toteuttaa sähköinen työnhakulomake.
Tämä yksinkertaistaminen edellyttää hakemuksen käsittelijältä perehtymistä hakemuksiin ja valmiutta olla hakijoihin yhteydessä tarkentavia kysymyksiä varten.
Hakulomakkeen yksinkertaistamisesta hyötyvät sekä työnantaja että työntekijä. Enemmän hakemuksia ja parempi tietoturva. Lisäksi työhakemusten käsittelyn seurauksena syntyy aitoja kohtaamisia.
Totta on myös, että joihinkin työpaikkoihin tulee niin paljon hakemuksia, että niitä ei ehditä käsittelemään henkilökohtaisesti. Esimerkiksi eräs ryhmittymä saa noin 15000 hakemusta avoimiin kesätyöpaikkoihin. Näissä tapauksissa toimitaan tilanteen vaatimalla tavalla esim. ilmoittamalla etukäteen, että valitettavasti emme voi olla yhteydessä kaikkiin hakijoihin henkilökohtaisesti. Näinhän on tehtykin.
