Yrityksien talousosastojen yksi tärkeimmistä tehtävistä on käsitellä ostolaskuja.
Entisten paperisten laskujen sijaan nykyään se voidaan tehdä sähköisesti, joka helpottaa niiden kirjaamista järjestelmään ja täten ne siirtyvät tilitettäviksi kirjanpitoon nopeammin. Sähköinen laskujen käsittely onkin yleistynyt Suomessa valtavasti viime vuosien aikana.
Samalla on huomattu se, kuinka kustannustehokasta sähköinen ostolaskujen käsittely onkaan, koska vielä parikymmentä vuotta sitten ne käsiteltiin kaikki käsin ja kyseessä oli yksi yrityksen talousosaston suurimmista työsarkoista. Täten suurin osa palkasta käsitti pelkästään ostolaskujen käsittelyä.
Nykyään jo reilusti yli 70 prosenttia yrityksistä lähettää ja vastaanottaa laskunsa nettilaskuina. Suurissa yrityksissä prosenttiluku voi olla jopa 100 prosenttia. Helpointa tämä on niissä yrityksissä, jotka tekevät yhteistyötä suomalaisten toimittajien ja yritysten kanssa.
Mitä enemmän toimijoita ja etenkin ulkomaisia toimijoita yrityksen listalla on, sitä suuremmalla todennäköisyydellä se joutuu edelleen käsittelemään myös paperisia ostolaskuja. Lue lähemmin siitä, mitä ostolaskujen käsittely on ja miten digitaalinen prosessi on sitä parantanut.
Ostolaskun määritelmä lyhyesti
Ostolaskulla tarkoitetaan yritykselle saapunutta laskua, joka on muodostettu yrityksen ostamasta hyödykkeestä, kuten tietokoneen tai laitteen ostosta. Sen vastakohta on myyntilasku, jonka myyjä muodostaa. Sähköiseksi laskuksi kutsutaan sen sähköpostitse tai verkkomuodossa lähetettyä versiota.
Vuodesta 2020 lähtien verkkolaskujen lähettäminen on tehty pakolliseksi siten, että jokaisen suomalaisen yrityksen täytyy tehdä se silloin, jos yritysasiakas sitä pyytää. Siihen siirtyminen ei ole kuitenkaan vaikeaa tai vaadi suuria kustannuksia.
Minkälainen on ostolaskun käsittelyprosessi?
Ostolaskuprosessi taasen on melko yksinkertainen. Se alkaa siitä, kun ostolasku saapuu yritykseen ja se otetaan käsittelyn. Laskun käsittely läpikäy sen jälkeen seuraavat vaiheet:
- Lasku tiliöidään
- Se hyväksytään joko automaattisesti oston perusteella tai tarkistetaan ja hyväksytään yrityksen sisällä
- Se maksetaan
- Se kirjataan kirjanpitoon tarvittavalla tavalla
- Lasku arkistoidaan
Digitaalisen ostolaskujen käsittelyn hyödyt
Aikaisemmin ostolaskujen käsittely ja sen toimenpiteet tehtiin manuaalisesti, joka vei aikaa. Täten digitaalisesti tapahtuvan laskun käsittelyn tärkein hyöty on sen nopeus ja tehokkuus, koska yrityksen talousvastaava voi täten käyttää resurssejaan muihin toimiin.
Yhtä lailla kyseessä on ekologinen tapa hoitaa yrityksen taloutta, koska paperisia laskuja ei enää tarvita eikä niitä tarvitse enää arkistoida hyllykaupoilla yrityksen tiloihin. Digitaaliset laskut helpottavat maksujen tekemistä ja vähentävät inhimillisiä virheitä, joita voi syntyä manuaalisten prosessien aikana.
Etenkin integroitu taloushallinto tarkoittaa sitä, että perustiedot ovat aina löydettävissä yhdestä paikasta eikä niiden uudelleen käsittelyyn käytetä kohtuuttomasti lisäaikaa. Tällöin tehokkuus on voitu mittauksen mukaan parantua jopa 90 prosentilla. Digitaalinen laskun käsittely myös edesauttaa yritystoiminnan läpinäkyvyyttä ja parantaa sen toiminnan laatua.
Digitaalisuuden hyödyt saavuttavat myös ostolaskujen käsittelyn
Kaikenlaisten digitaalisten järjestelmien ja toimenpiteiden hyödyt sisältävät myös kaikkein yleisimmät nettikaupankäynnin edut. Yksi niistä on tietojen helppo saavutettavuus. Verkossa tapahtuvien prosessien ansiosta yrityksen työntekijöiltä ei vaadita enää sitoutumista fyysisiin tiloihin ja arkistoihin, vaan järjestelmään voi päästä maksamaan laskuja tai selailemaan raportteja mistä vain, milloin vain.
Tietoa voidaan käsitellä, esittää ja saada nopeasti ja se taas tehostaa yrityksen toimivuutta sekä tietenkin parantaa kilpailuasemaa, koska nopeutta ja tarkkuutta pidetään ammattimaisten yritysten ominaisuuksina. Automatisoitujen toimenpiteiden takia myös laskujen viivästymiseltä vältytään sekä sen mahdollisista seuraamuksilta, kuten viivästyskoroilta.
Paperilaskut voidaan nykyään skannata
Vaikka yritys saisikin edelleen paperilaskuja, nekin voidaan siirtää järjestelmään skannaamalla. Täten talousosaston ei tarvitse erikseen käsitellä paperi- ja verkkolaskuja, vaan kaikki löytyvät aina yhdestä järjestelmästä. Paperilaskuja voidaan tänä päivänä tulkita esimerkiksi tekstintunnistuksella eli OCR-tekniikalla, jota järjestelmät itsessään tukevat.
Avainsana sähköisten ostolaskujen käsittelyssä on automaatio
Ostolaskujen käsittelyn digitalisointi tarkoittaa koko prosessin automatisointia. Tiedot ja laskut liikkuvat työyhteisön sisällä prosessiketjun mukaiseti pikaisesti paikasta toiseen ja niitä voidaan kuitata tehdyiksi aina sen mukaan, kun sen vuoro tulee. Se voidaan tehdä niin mobiilisti kuin tietokoneella.
Automatisoidun prosessin ansiosta etenkin säännöllisiä ostolaskuja ei tarvitse enää edes hyväksyä, vaan ne voidaan asettaa järjestelmään siirtymään heti hyväksynnästä maksuun sekä sen myötä suoraan kirjanpitoon.
Samalla johtajat ja talousosaston työntekijät voivat vastaanottaa automaattisesti luotuja muistutuksia ja saada ilmoituksia sähköpostitse hyväksyttävistä laskuista, joten yksikään ostolasku ei jää enää jumiin mihinkään. Kaikki prosessin vaiheet pystytään tällä tavoin saamaan päätökseen nopeasti ja kätevästi, joka helpottaa suunnattomasti etenkin talousvastaavien työtä joka kuukausi.
