Taloushallintoa työkseen tekevät ammattilaiset törmäävät toistuvasti siihen, että yrityksen kassavarat ja heikko näkemys niiden kehittymisestä ovat hakusessa. Näin kertoo tilitoimisto Profima Financen osakas Lars Hästö.
Hästön mukaan esimerkiksi yrityksen 11 kuukautta tilikaudesta voi mennä hyvällä tuloksella, kunnes tulee tilinpäätös. Silloin tuleekin yllätyksenä tuloksen painuminen pakkaselle. Tämä ei ole harvinaista, Hästö kertoo.
Miten tähän melko tavalliseen tilanteeseen päädytään?
Yleisin syy Hästöm mukaan ”miinusyllätykselle” on, että kuluja ei jaksoteta. Voi olla, että poistot, lomapalkkavaraukset tai jopa varastonmuutokset kirjataan vasta tilinpäätökseen. Joissakin tapauksissa tiedetään alaskirjauksen tarve, mutta kirjaaminen on ”unohtunut” tahallaan tai tahattomasti pitkin vuotta. Kun tilinpäätöksen aika on, laiminlyönti kostautuu.
Hästö kertoo esimerkin, joka valaisee varastokirjauksen ja jaksotuksen isoa merkitystä.
Yrityksen liikevaihto on kuukaudessa miljoona euroa, ja se ostaa tavaraa sisään toimittajilta 300 000 eurolla. Varastosta myydään tavaraa 200 000 eurolla. Yrityksen kate on siis 500 000 euroa. Jos kuitenkin kirjanpidossa on varastonmuutos kirjaamatta, niin tuo 200 000 euron varastosta myynti ei näy kuluina. Kirjanpito näyttääkin katteeksi virheellisesti 700 000 euroa.
Juurisyy ongelmiin on kommunikaatio
Hästön mukaan tässä tilanteessa yritys voi tehdä isojakin virhepäätöksiä, jos katsoo vain kirjanpidon katteita. Pahinta on ryhtyä innokkaasti investoimaan edellisen esimerkin virheellisten taloustietojen pohjalta.
Pohjimmiltaan tässä tilanteessa on Hästön mukaan kyse kommunikaation puutteesta. Talousosasto, oma tai ulkoistettu, varmasti osaa jaksottaa kulut, sillä taloushallinnon järjestelmät hoitavat sen lähes automaattisesti.
Usein kulut jäävät muun tärkeämmän jalkoihin, eikä kukaan ole pyytänyt jaksottamista erikseen. Se on siis jäänyt tekemättä. Tämä ei ole mikään pikku pulma, vaan aivan oikea taloushallinnon haaste.
”En haluaisin ennustaa ikäviä asioita, mutta näyttää siltä, että ongelma on yleistymään päin”, Hästö toteaa.
Hästön mukaan taloushallinnon kannalta ongelma on usein siinä, että taloushallinto koetaan lainsäädännölliseksi pakkopullaksi, vaikka taloushallinnon taitaminen on avain yrityksen vaurastumiseen.
Varastot voivat tuoda yllätyksen kassatilanteeseen
Toinen keskeinen teema on kassa ja kassavirran hallinta. Yrityksen katteet ovat terveet ja tulos on hyvällä tasolla, myyntisaatavia seurataan hyvin ja maksumuistutukset lähtevät ajoissa. Ostoissakin painotetaan maksuaikaa, mutta kuitenkin kassa on tiukalla, Hästö kuvailee.
Yllättävän monet PK-yritykset ovat Hästön mukaan tässä tilanteessa. Yleensä ne myös tietävät, että ongelma varmaankin liittyy varastoon. Monissa PK-yrityksissä varaston ostot jakautuvat useammalle henkilölle esimerkiksi tuoteryhmien perusteella.
Ongelma piilee siinä, että kukaan ei kuitenkaan seuraa kokonaisuutta ja paljonko rahaa varastoon sitoutuu.
Kun varastoa ei kukaan aktiivisesti hallitse, sinne kertyy tavaraa, joka ei sieltä liiku, Hästö kertoo. Jos yrityksen ostot vuositasolla ovat kahden miljoonan euron luokkaa, varastossa on tavaraa saman verran, niin periaatteessa varaston pitäisi riittää vuodeksi.
Harvemmin kuitenkaan niin on, ostoja joudutaan kuitenkin tekemään jatkuvasti. Olisi hyvä tiedostaa, että runsas liikkumaton varasto sitoo paljon rahaa.
Tähänkin pulmaan löytyy tarvittavat analyysit ja toimenpiteet, Hästö muistuttaa. On hyvä kuitenkin muistaa, että varastossa oleva tavara on jo maksettu ja rahat ovat lähteneet tililtä. Jos tavara on maannut varastossa vuositolkulla, on järkevää myydä se vaikka tuntuvalla alennuksella. Siten saadaan rahaa kassaan.
