Tehottomat ja pitkät palaverit sen sijaan eivät palvele ketään. Lue vinkkejä, miten pidät tehokkaan kokouksen.
Kokoukset täyttävät nykyään yhä useampien työpäivän ja moni työntekijä pitää niitä ajanhukkana. Mutta onneksi on olemassa keinoja, miten pitää tehokas kokous ja yllättää kaikki osallistujat. The Forbes ja Inc. -verkkosivustot listaavat vinkkejä tehokkaampaan työpalaveriin.
1. Päämäärä selväksi
Tee kokouksen päämäärä ja tavoite selväksi ennen kokousta. Palaverilla tulee olla määritelty tarkoitus. Ennen kuin lähetät kalenterikutsun osallistujille, kysy itseltäsi: Mitä pyrin saavuttamaan? Haluatko päästä päätökseen tietystä asiasta? Etsitkö muiden panosta johonkin ongelmaan?
Toistuvat kokoukset, joilla on epämääräinen agenda, kuten ”tilapäivitys”, ovat harvoin todella tehokkaita palavereja.
2. Ketkä osallistuvat kokoukseen?
Ennen kuin järjestät kokouksen, mieti tarkkaan, keiden kaikkien tulisi olla paikalla. Pidä huoli, että kaikki asianomaiset ovat kutsuttu. Toisaalta ole tarkkana, ettet kutsu ihmisiä, joita kokous ei varsinaisesti koske.
3. Pidä kiinni aikataulusta
Luo esityslista, joka sisältää kaikki käsiteltävät aiheet. Ajoita kaikki kohdat ja välitä aikataulu myös kaikille osallistujille etukäteen. Pidä ajoitettu esityslista näkyvillä kokouksessa.
4. Jaa tarvittaessa puheenvuoroja
Huomio, jos yksi osallistuja yrittää monopolisoida keskustelua. Keskeytä hänet kohteliaasti ja sano, että arvostat hänen panostaan, mutta tarvitset myös muiden osallistujien vastauksia. Kokouksen perussääntöjen luominen varhaisessa vaiheessa luo puitteet ryhmän sujuvalle toiminnalle.
5. Aloita ja lopeta ajoissa
Jos sinulla on vastuulla säännöllisten kokousten järjestäminen, luo itsellesi maine täsmällisestä aikatauluttamisesta. Kollegasi arvostavat sitä, kun ymmärrät, että kaikkien aika on arvokasta. Ei myöskään kannata aikatauluttaa paljon pidempää kokousta, kuin tunnin verran. 60 minuuttia on yleensä pisin aika, jolloin osallistujat pystyvät keskittymään aidosti kokoukseen.
6. Kiellä tekniikka
Jos osallistujat saavat tuoda kokoukseen älypuhelimensa tai tablettinsa, heillä saattaa olla suuri houkutus lähettää sähköposteja tai surffailla netissä kokouksen aikana. Kiellä laitteiden tuonti kokoukseen kokonaan!
7. Kokouksen jälkeen
Osallistujille voi jäädä erilaisia käsityksiä siitä, mitä kokouksessa käsiteltiin tai päätettiin. Vähennät sekaannuksien määrää, kun lähetät kokouksen jälkeen osallistujille esim. sähköpostin, jossa kiität osallistujia ja käyt läpi kokouksen agendan. Listaa annetut tehtävät ja määräajat. Näin kaikille tulee selväksi kokouksen anti.
Kysy itseltäsi nämä kolme kysymystä ennen palaveria:
1. Mikä minun roolini on?
Jos et tiedä, miksi sinut on kutsuttu kokoukseen tai et tiedä, mikä sinun roolisi kokouksessa on, kysy järjestäjältä. Ehkä sinun ei olekaan pakollista osallistua kokoukseen?
2. Mitä minun tarvitsee tuoda mukana?
Pidä huoli, että sinulla on kaikki tarvittavat materiaalit kokouksessa mukana. Jos pidät työpajoja, varaa mukaan paperit, kynät ja muut materiaalit.
3. Mitä haluan hyötyä kokouksesta?
Kuinka monta kertaa olet unohtanut kysyä jotain kokouksessa? Kirjaa ylös etukäteen, mitä sinun tulee saada selville kokouksessa, niin et jää harmittelemaan asiaa jälkeenpäin.
