Vuokralainen laittaa kuun viimeinen päivä viestiä klo 18.37 irtisanoakseen asunnon vuokrasopimuksen. Kuittaat, että asia ok. Sitten alat etsiä asunnon tietoja: mikä olikaan tarkka neliömäärä, onko asunnosta julkaisukelpoisia kuvia, meneekö vesimaksu mittauksen mukaan vai kiinteänä ja mitähän se vesimaksu mahtoikaan olla? Pahimmillaan olet vielä reissun päällä ilman omaa läppäriä. Sitten vain sormet ristiin, että sähköpostista löytyisi vanha vuokrasopimus skannattuna ja hyvällä tuurilla pari valokuvaa asunnosta, jotta saat uuden ilmoituksen nettiin mahdollisimman pikaisesti.
Monesti olemme edellä kuvatussa tilanteessa pyytäneet vuokralaista ottamaan valokuvia asunnosta ja lähettämään meille. Nykyaikana helppo homma, sillä kuvat saa näppärästi otettua puhelimella ja lähetettyä sähköpostin liitteenä. Silti tämä ottaa monesti ihmeen monta päivää aikaa ja lisäksi kuvien laatu on vähän niin ja näin. Sotkuinen asunto ei välttämättä edesauta positiivisen mielikuvan luomisessa.
Olemme linjanneet yhdeksi talven tärkeimmistä tavoitteista kattavan sähköisen arkiston luomisen. Idea on, että meillä olisi kaikista kohteista vähintään seuraavat dokumentit saatavilla, kunhan olemme nettiyhteyden päässä:
- Nykyisen asukkaan vuokrasopimus (asunnon perustiedot ja vuokralaisen yhteystiedot)
- Julkaisukelpoiset valokuvat
- Isännöitsijäntodistus
Lisäksi olisi hyvä olla
- Viimeisin yhtiökokouskutsu/kokouksen päätökset (tärkeimpänä korjaustarveselvitys/tehdyt korjaukset)
- Kauppakirja (helpottaa hankintahinnan selvittämistä, mikäli kohde joskus myydään) sekä kopio osakekirjasta ja tositteet varainsiirtoveron hoitamisesta
- Tositteet asuntoon omistusaikanamme mahdollisesti tehdyistä remonteista
- Excel-tiedosto, joissa on meidän yhteisten asuntojen osalta mm. vuokraseurannat, tieto milloin kohteessa on viimeksi käyty ja onko vuokralainen toimittanut todistuksen voimassaolevasta kotivakuutuksesta
Arkiston tulisi täyttää vähintään kaksi kriteeriä: 1) pilvessä toimiva, jolloin saatavuus ajasta ja paikasta riippumatonta sekä 2) mahdollisuus muokata dokumentteja suoraan palvelussa. Ehdoton plussa on, jos skannaus on mahdollista tehdä puhelimen kameralla ja heittää tiedosto puhelimesta suoraan arkistoon.
Olemme kartoittaneet vaihtoehtoina alustavasti Google Drivea, Evernotea ja Dropboxia. Tällä hetkellä parhaalta vaihtoehdolta tuntuu Google Drive, mutta sekään ei ole täydellinen.
Nyt haluamme joukkoistaa sähköisen arkiston valinnan. Kerro meille ja muille samaa asiaa pohtiville, miten ottaa niskalenkki dokumenteista. Keskustelua voi käydä alla olevassa kommenttikentässä tai laittaa asiasta meille suoraan viestiä. Arvostamme kaikkia kommentteja!
Joonas Orava, Olli Turunen
Joonas Orava ja Olli Turunen ovat aktiivisia asuntosijoittajia. He ovat kirjoittaneet vuonna 2013 ilmestyneen asuntosijoittamista käsittelevän kirjan nimeltä Osta, vuokraa, vaurastu (Talentum) ja kirjoittavat kaksi kertaa kuussa julkaistavaa blogia www.ostavuokraavaurastu.com -sivustolla.
