Tuntuuko joskus siltä, ettet saa mitään aikaiseksi töissä? Työpäivä on täynnä erilaisia houkutuksia, jotka kiinnittävät meidän huomion pois itse työn teosta. Aikaa on helppo tuhlata sosiaalisen median tileillä tai rupattelemalla niitä näitä työkavereiden kanssa. Työterveyslaitoksen mukaan,
keskeytykset vaikuttavat suoraan ihmisen kognitiiviseen ja tavoitteelliseen toimintaan. Ne myös sitovat aikaa, lisäävät virheitä ja turhauttavat. Useimmiten keskeytyksien välitön syy on toinen ihminen kasvokkain tai ICT:n välityksellä.
Työpäivän päätteeksi voi tulla tehoton olo ja tuntua siltä, ettei ole saanut mitään aikaiseksi. Onneksi on olemassa keinoja, joilla voit lisätä tuottavuutta työpäivän aikana ja tapoja, miten voit välttää liialliset häiriötekijät. Entrepreneur-sivusto kehottaa ottamaan nämä neljä rutiinia haltuun.
1. Tehtäväluettelot
Tee itsellesi jokaista työpäivää varten tehtäväluettelo, joko edellisenä päivänä tai kun tulet toimistoon aamulla. Yritä saada lista valmiiksi päivän päätteeksi. Pidä lista realistisena ja laita asiat tärkeysjärjestykseen. Muokkaa listaa päivän aikana, jos sinulle tulee uusia kiireellisiä tehtäviä.
2. Lopeta sähköpostiviestien liiallinen tarkistaminen
Uuden sähköpostiviestin saapuminen ruudulle voi luoda turhaa kiireellisyyden tunnetta ja yllyttää tarkistamaan sähköposteja aivan liian usein. Ellet odota jotain todella tärkeää sähköpostia, aseta itsellesi tiettyjä aikoja, jolloin tarkistat sähköpostiviestit, esimerkiksi aamulla, lounaalla ja iltapäivällä. Sama pätee älypuhelimiin.
3. Älä tee montaa asiaa samaan aikaan
Monen asian tekeminen samaan aikaan ei ole tuotteliasta ja kulutat itseasiassa näin enemmän aikaa, kuin verrattuna siihen, että tekisit yhden tehtävän kerrallaan loppuun. Tee yksi tehtävä kerrallaan ja siirry seuraavaan vasta, kun ensimmäinen tehtävä on valmis.
4. Ryhmittele työpäivä osiin
Ryhmittele samankaltaisia tehtäviä isompiin osiin, äläkä ala tekemään toisia tehtäviä ennen kuin olet saanut yhden osion valmiiksi. Voit esimerkiksi käyttää aamusi vastaamalla tärkeisiin sähköpostiviesteihin, sitten osallistua kokouksiin ja soittaa puheluja, sen jälkeen työskennellä yksin projektin parissa ja lopuksi voit tarkistaa sähköpostisi uudelleen. Ryhmittely auttaa aivojasi toimimaan nopeammin.
Miten välttää liiallisia keskeytyksiä?
Forbes auttaa keksimään keinoja, joilla voit välttää työpäivän jatkuvan keskeytymisen. Tärkeintä on itse olla aktiivinen ja keksiä erilaisia keinoja, joilla voit välttää liialliset keskeytykset. Voit aloittaa yrittämällä näitä:
- Sopikaa kollegoiden kanssa, että otatte käyttöön ”työrauha” lappujen käytön työpisteillä, jolloin työkaveria ei häiritä turhaan
- Sulje ilmoitusäänet pois puhelimestasi tai laita puhelin äänettömälle
- Ota pois automaattinen sähköpostien lähetys- ja vastaanotto
- Älä lähetä turhia viestejä työkavereille, jolloin hekään eivät ehkä häiritse sinua turhilla viesteillä.
- Etsi rauhallinen paikka tehdä töitä, jossa saat olla yksin ilman keskeytyksiä (tee etätöitä, jos et löydä rauhallista paikkaa työpaikalta)
- Kysy kollegoilta ”onko tämä hyvä hetki häiritä” ennen kuin esität asiasi heille ja toivo, että he tekevät samoin sinulle
- Jos joku kysyy, onko hyvä hetki jutella, ole rehellinen ja sano ei, jos et halua keskeyttää työntekoa.
