Selätä kiire organisoimalla kalenteria paremmin. 3 vinkkiä ajanhallintaan.
Gallup-kyselyn mukaan 41 prosenttia amerikkalaisista aikuisista sanovat, ettei päivässä ole yksinkertaisesti tarpeeksi tunteja kaikkeen, mitä he haluavat tehdä. Tämän seurauksena lähes 80 prosenttia sanovat olevansa stressaantunut joskus, tai jopa koko ajan.
Laita kalenteri uuteen uskoon, ja organisoi ajankäyttösi paremmin ammattilaisten vinkeillä. Tuottavuusasiantuntijat Laura Vanderkam, Chris Bailey ja Julie Morgenstern kertovat, että päivien suunnittelu etukäteen on välttämätöntä, jotta voit priorisoida sinulle tärkeimmät asiat ensin.
CNBC paljastaa kolme yksinkertaista tapaa ajanhallintaan, joiden avulla saat enemmän asioita aikaan.
1. Seuraa päivittäistä toimintaa
Vanderkamin mukaan yksi helppo tapa hallita ajankäyttöä, on seurata omaa toimintaa päivittäin. Hän vietti itse kolme vuotta seuraten omia jokapäiväisiä tottumuksiaan, jotta näkisi, mihin hän tuhlaa eniten aikaa.
”Ihmiset, jotka eivät kärsi ajanpuutteesta, ovat äärimmäisen tietoisia ajankäytön suhteen”, Vanderkam kirjoittaa kirjassaan ”Off the Clock: Feel Less Busy While Getting More Done”. ”Nämä ihmiset hallitsevat omaa elämäänsä ja ajankäyttöä suunnittelemalla heidän päivät ja viikot etukäteen. He reflektoivat myös jälkeenpäin, toimiko suunnitelmat vai ei.”
Ajankäytön seuraaminen seuraavat kolme vuotta saattaa tuntua mahdottomalta ajatukselta, mutta voit aloittaa paljon pienemmässä mittakaavassa. Vanderkam suosittelee luomaan viikoittaisen laskentataulukon, joka on jaettu puolen tunnin ja tunnin aikalohkoihin. Kirjaa ylös mitä teet joka päivä ja voit yllättyä, miten paljon voit hukata aikaa turhiin tehtäviin. Vanderkam ehdottaa, että kirjaat yhden päivän aikana työnteon, nukkumisen, autolla ajamisen ja ruoanlaiton taulukkoon noin kolme kertaa.
2. Vähennä häiriötekijöitä tämän älypuhelin kikan avulla
Ihmiset tarkistavat puhelimensa vähintään 15 minuutin väliajoin, psykologian professori ja kirjailija Larry Rosen mukaan. Tämän seurauksena Bailey kertoo, että häiriötekijöiden vuoksi sinulla voi kestää yli puolet pidempään jonkun yksinkertaisen tehtävän suorittaminen.
Jos oman tuottavuuden parantaminen kiinnostaa, kannattaa kytkeä älypuhelin harmaasävy-tilaan. Tässä tilassa koko puhelimen näyttö on mustavalkoinen, mitä tekee sovelluksista ja sosiaalisen median vähemmän kiinnostavaksi.
”Olemme sitoutuneet kiinnittämään huomiota erittäin kylläisiin väreihin, joita on hyvin stimuloivaa, miellyttävää ja joskus uhkaavaa katsoa.” Sovellusten tekijät tietävät tämän hyvin ja käyttävät värejä hyväkseen suunnittelutyössä.
3. Älä priorisoi sähköposteja aamuisin
Sähköpostien tarkistaminen aamulla voi olla monille tuttu tapa, mutta Morgenstern sanoo, että tämä tapa voi vaikuttaa negatiivisesti siihen, miten päiväsi lähtee käyntiin.
Sen sijaan, että teet sähköpostien tarkistamisen prioriteetiksi, hän sanoo, että aamu kannattaa aloittaa työtehtävillä, jotka vaativat eniten tarkkaavaisuutta ja aivotyötä. Kysy itseltäsi joka aamu, minkä työtehtävän haluat saada loppuun, josta sinulle tulee aikaansaava olo?
Morgensternin mukaan voit päättää tehtävän jo edellisenä iltana. Näin aloitat päiväsi päättäväisesti ja tehokkaasti. Työpäivään kannattaa koota rikkaita ja monipuolisia tehtäviä, sen sijaan, että vain reagoit muiden viestien vastaamiseen.
Lue myös: Näin rutiinit auttavat menestymään.
