Liikematkustaminen on ollut jo vuosikymmenten ajan olennainen osa kansainvälistä liiketoimintaa. Vaikka digitalisaatio ja etäyhteyksien kehittyminen ovat tuoneet vaihtoehtoja fyysiselle läsnäololle etenkin pandemian jälkeen, monet yritykset kokevat edelleen, että henkilökohtaiset tapaamiset, asiakassuhteiden ylläpito ja verkostoituminen vaativat matkustamista.
Erityisesti myyntityössä, konsultoinnissa, kansainvälisessä kaupassa ja suurissa projektihankkeissa kasvokkain kohtaaminen voi olla ratkaiseva tekijä luottamuksen rakentamisessa ja liiketoiminnan menestyksessä.
Samalla yritysten toimintaympäristö on kiristynyt. Kilpailu on kovempaa, kustannuksia seurataan tarkemmin ja organisaatioilta vaaditaan yhä parempaa tehokkuutta – myös liikematkustamisen osalta. Aloita kaupankäynti kryptovaluutoilla Coinmotionin palvelussa. Käyttämällä alennuskoodia SRFI17X, saat 1%:n treidauskulut ensimmäiselle kuukaudelle (50% alennus).Coinmotion / SalkunRakentaja
yhteistyötarjous
Matkustaminen voi muodostaa suuren osan yrityksen kokonaiskuluista sellaisilla toimialoilla, joilla työntekijöiden on liikuteltava säännöllisesti kotimaassa tai ulkomailla. Yrityksen matkabudjetti on osa yrityksen kokonaisbudjettia, joka keskittyy nimenomaan työmatkoihin liittyviin menoihin ja mahdollisiin tuloihin.
Ilman tarkkaa suunnittelua ja kontrollia matkakustannukset voivat kasvaa hallitsemattomasti, mikä vaikuttaa suoraan yrityksen kannattavuuteen.
Yritysten on tänä päivänä entistä tärkeämpää kiinnittää huomiota matkustamisen suunnitteluun, seurantaan ja optimointiin. Strategisesti suunniteltu liikematkustamisen malli tukee liiketoimintatavoitteita, henkilöstön hyvinvointia ja ympäristövastuuta.
Selkeä matkustuskäytäntö luo pohjan tehokkuudelle
Forbesin mukaan Global Business Travel Association ennustaa liikematkustusmenojen kasvavan 10,4 prosenttia vuonna 2025. Syynä tähän on ennen kaikkea se, että yritykset tunnustavat tarpeen tarkoituksenmukaisemmalle ja strategisemmalle matkustamiselle, mikä keskittyy henkilökohtaisiin vuorovaikutuksiin.
Yksi tehokkaan matkabudjetin tärkeimmistä kulmakivistä on hyvin määritelty ja kommunikoitu matkustuskäytäntö. Tämä sisäinen ohjeistus antaa työntekijöille selkeät raamit siitä, millaisia matkoja voidaan tehdä, millä ehdoilla ja millä kustannustasolla. Hyvä käytäntö yhtenäistää toimintatapoja organisaation sisällä.
Matkustuskäytännössä kannattaa määritellä esimerkiksi hyväksytyt matkustusluokat lentämisessä, hotellien hintakatot, ateriakorvaukset ja mahdolliset päivärahakäytännöt.
Lisäksi se voi sisältää ohjeita matkojen hyväksymisprosessista, varausten tekemisestä ja kulujen raportoimisesta. Kun työntekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan, he voivat tehdä kestävämpiä ja taloudellisempia päätöksiä ilman epävarmuutta tai viivettä.
Toimivan matkustuskäytännön laatiminen ei saa jäädä yksittäisen talousosaston vastuulle, vaan siihen tulisi osallistaa myös HR, viestintä ja matkustavat työntekijät, jotta käytäntö kuvastaa yrityksen todellista toimintaympäristöä.
Teknologian hyödyntäminen matkakustannusten hallinnassa
Digitalisaatio on muuttanut merkittävästi sitä, miten yritykset hallinnoivat matkustustaan. Manuaaliset varaukset, paperiset kuitit ja Excel-taulukoihin tehdyt raportit ovat monessa organisaatiossa jo jäämässä historiaan. Tilalle ovat tulleet matkahallintajärjestelmät ja digitaaliset alustat, jotka mahdollistavat matkasuunnittelun, varaukset, kuluseurannan ja raportoinnin yhdestä keskitetystä paikasta.
Moderni matkahallintajärjestelmä tarjoaa yritykselle läpinäkyvyyttä matkustukseen liittyviin kustannuksiin ja antaa mahdollisuuden analysoida tietoa kattavasti. Reaaliaikaiset raportit, automatisoidut hyväksymisprosessit ja helppo integraatio taloushallintoon tekevät prosessista sujuvamman ja altistuu vähemmän inhimillisille virheille.
Työntekijät voivat varata matkoja järjestelmän kautta organisaation linjauksia noudattaen, ja johto saa tarkkaa tietoa kokonaiskustannuksista, matkustuskäyttäytymisestä ja budjettipoikkeamista. Tämä auttaa säästämään rahaa ja hallitsemaan matkabudjettia.
Lisäksi mobiilisovellukset helpottavat matkustavan henkilöstön elämää, kun esimerkiksi matkaohjeita, varausvahvistuksia ja kuitteja voidaan hallita yhdellä laitteella.
Palveluntarjoajien kilpailutus tuo pitkäaikaisia säästöjä
Kun yritys tekee säännöllisesti yhteistyötä tiettyjen palveluntarjoajien kanssa, se voi neuvotella itselleen paremmat ehdot. Näihin voivat kuulua esimerkiksi alennukset, joustavammat peruutusehdot tai lisäpalvelut ilman lisäkustannuksia.
Yrityksen tulisi tarkastella matkustushistoriaansa ja kartoittaa, millä reiteillä ja kohteissa matkustetaan eniten. Tämän tiedon pohjalta voidaan kohdentaa kilpailutusprosessi tehokkaasti ja valita sellaiset palveluntarjoajat, jotka palvelevat yrityksen tarpeita parhaiten. Samalla kannattaa arvioida, voidaanko matkustusta keskittää tiettyihin hotelliketjuihin tai lentoyhtiöihin, mikä helpottaa sopimusneuvotteluita ja maksimoi etujen käyttöasteen.
Kilpailutusta ei kuitenkaan kannata tehdä pelkästään hinnan perusteella. Palvelun laatu, turvallisuus, asiakastuki ja sopimuksen joustavuus ovat yhtä lailla tärkeitä tekijöitä. Pitkäjänteinen yhteistyö hyvin valittujen kumppaneiden kanssa voi tuoda enemmän säästöjä ja lisäarvoa kuin jatkuva toimittajien vaihtaminen.
Ennakoiva suunnittelu ehkäisee ylimääräisiä kustannuksia
Yksi yleisimmistä syistä liikematkustamisen kustannusten nousuun on viime hetken varausten tekeminen. Hinnat nousevat usein merkittävästi lähempänä matkapäivää, ja valikoima kapenee, jolloin joudutaan tekemään kompromisseja sijainnin tai laadun suhteen.
Ennakoimalla matkustustarpeet ja varaamalla matkat ajoissa voidaan saavuttaa huomattavia säästöjä.
Yrityksissä tulisi pyrkiä rakentamaan kulttuuri, jossa matkustaminen suunnitellaan hyvissä ajoin osaksi projektien tai asiakkuuksien aikataulua. Esihenkilöiden rooli on tärkeä, sillä he voivat ohjata tiimejään suunnittelemaan matkustuksen osaksi suurempaa työprosessia, eikä erillisenä, viime hetkellä päätettävänä toimenpiteenä.
Lisäksi keskitetty varausvastuu tai matkustuskoordinaattorin nimittäminen voi auttaa varmistamaan, että matkat varataan tehokkaasti ja yrityksen käytäntöjen mukaisesti.
Ennakoivassa suunnittelussa tulee huomioida myös matkustajan hyvinvointi. Hyvin järjestetty matka, joka ei aiheuta tarpeetonta stressiä tai kiirettä, parantaa työntekijäkokemusta ja lisää työn tuottavuutta.
Tietoon perustuva päätöksenteko ja jatkuva kehittäminen
Tehokas matkabudjetointi edellyttää myös jatkuvaa analysointia, palautteen keruuta ja toimintatapojen kehittämistä. Yrityksellä tulisi olla käytössään järjestelmä, jonka avulla se voi seurata matkustuskuluja eri yksiköittäin, henkilöittäin, reiteittäin ja palveluntarjoajittain.
Tämä tieto mahdollistaa paitsi budjettien seuraamisen myös trendien havaitsemisen. Esimerkiksi tiettyjen matkakohteiden toistuvuus voi viitata siihen, että niille kannattaa tehdä erityisiä sopimuksia. Vastaavasti poikkeuksellisen korkeat kustannukset voivat johtua puutteellisesta ennakoinnista tai tarpeettomista lisäkulueristä, jotka voidaan karsia jatkossa.
Jatkuva parantaminen edellyttää myös sitä, että matkustavilta työntekijöiltä kerätään säännöllisesti palautetta. Näin voidaan varmistaa, että matkustuskäytännöt palvelevat aidosti arkea eivätkä ole vain hallinnollinen työkalu.
Avoin vuoropuhelu työntekijöiden ja hallinnon välillä tukee sekä kustannustehokkuutta että työntekijätyytyväisyyttä.
Vastuullinen matkustaminen osana budjettia
Kestävän kehityksen näkökulma on noussut yhä tärkeämmäksi myös liikematkustamisen suunnittelussa. Yritykset kantavat vastuuta paitsi taloudellisesta tuloksestaan myös ympäristövaikutuksistaan, ja matkustaminen on yksi näkyvimmistä alueista, jossa tämä vastuullisuus konkretisoituu.
Ympäristöystävällisemmät matkustusmuodot, kuten junat lyhyillä välimatkoilla tai suorat lennot välilaskujen sijaan, voivat vähentää hiilidioksidipäästöjä merkittävästi.
Lisäksi etäpalaverien suosiminen aina, kun se on mahdollista ja tarkoituksenmukaista, voi vähentää matkustustarvetta ilman, että liiketoiminta kärsii. Näin yritys säästää paitsi rahaa, myös ympäristöä.
Vastuullinen matkustaminen voi myös olla osa yrityksen työnantajakuvaa. Työntekijät arvostavat yhä useammin työnantajaa, joka huomioi ympäristön ja tekee kestäviä valintoja.
